Wyjazd na Erasmusa krok po kroku

1. Kwalifikacja kandydatów odbywa się w macierzystych jednostkach UW.
2. O stypendium Erasmus mogą ubiegać się wszyscy studenci (niezależnie od obywatelstwa, z zastrzeżeniem pkt. 9, pkt. 12, pkt. 15 i pkt. 16), którzy są studentami UW przyjętymi na studia prowadzące do uzyskania dyplomu studiów pierwszego, drugiego, trzeciego stopnia lub jednolitych studiów magisterskich. Student posiadający obywatelstwo inne niż państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego jest zobowiązany do sprawdzenia zasad odnoszących się do wjazdu na terytorium kraju przyjmującego w związku z planowanym tam pobytem jako uczestnik programu Erasmus.
3. O stypendium Erasmus mogą ubiegać się studenci studiów zarówno stacjonarnych, jak i niestacjonarnych.
4. Każda osoba zakwalifikowana na wyjazd jest osobą wstępnie zakwalifikowaną do czasu pisemnego potwierdzenia przez zagraniczną uczelnię przyjęcia na studia oraz do czasu podpisania umowy stypendialnej z Uniwersytetem Warszawskim (UW).
5. Student może zostać skierowany jedynie do uczelni, z którą macierzysta jednostka uzgodniła i zawarła międzyinstytucjonalną umowę Erasmus+. Uczelnia zagraniczna musi posiadać tzw. Kartę ECHE (Erasmus Charter for Higher Education),
6. Kwalifikacja studentów odbywa się zgodnie z ustaleniami między uczelniami, dotyczącymi w szczególności: liczby studentów podlegających wymianie, długości okresu studiów (np. 1 lub 2 semestry), stopnia studiów (np. pierwszego lub drugiego), poziomu znajomości uzgodnionego z uczelnią zagraniczną języka wykładowego.
7. W celu przeprowadzenia kwalifikacji dziekan/kierownik jednostki powołuje w formie pisemnej komisję kwalifikacyjną, zwaną dalej Komisją. W podstawowy skład Komisji  wchodzą: koordynator ds. mobilności, pracownik danej jednostki UW, przedstawiciel Samorządu Studentów.
8. Szczegółowe zasady kwalifikacji studentów w poszczególnych jednostkach UW określa Komisja. Informacje o zasadach i kryteriach ubiegania się o stypendium Erasmus, uczelniach partnerskich, liczbie miejsc, okresie trwania studiów, poziomie studiów, języku wykładowym (poziom znajomości np. B2, C1), wymaganych od kandydatów dokumentach, terminie i miejscu składania dokumentów, zasadach zwolnienia z opłat za studia na czas skierowania na zagraniczne studia częściowe, składzie Komisji, trybie i terminie odwołań, zasadach uznania przedmiotów zewnętrznych będą podane w sposób przejrzysty do publicznej wiadomości na stronie internetowej ze wskazaniem daty zamieszczenia na stronie.
9. Podstawowymi kryteriami kwalifikacji studentów są: średnia ocen (co najmniej 3,49), znajomość właściwego języka obcego oraz poziom jego znajomości (zgodnie z umową międzyinstytucjonalną Erasmus+). Komisja ma prawo do zastosowania dodatkowych kryteriów pod warunkiem ich powszechnego ogłoszenia przed rozpoczęciem procesu kwalifikacji. Zaleca się, aby pierwszeństwo w przyznaniu stypendium Erasmus mieli kandydaci ubiegający się o nie po raz pierwszy.
10. Komisja może wyjątkowo podjąć decyzję o przyznaniu mobilności studentom, którzy posiadają średnią ocen za ostatni ukończony rok akademicki poniżej 3,49. Studenci Ci mogą zostać zakwalifikowani jako stypendyści programu Erasmus z zerowym dofinansowaniem. Studentom zakwalifikowanym bez prawa do stypendium, za zgodą koordynatora ds. mobilności jednostki macierzystej, stypendium może być przyznane na późniejszym etapie, o ile student osiągnie przed wyjazdem średnią 3,49 oraz UW będzie posiadał fundusze w projekcie, w ramach którego finansowana jest dana mobilność.
11. Komisja decyduje, w jaki sposób i na podstawie jakich dokumentów oceniane są kompetencje językowe kandydatów. Podejmując decyzję, Komisja kieruje się także wskazaniami zagranicznej uczelni partnerskiej co do wymaganego przez nią dokumentu potwierdzającego właściwy poziom znajomości właściwego języka.
12. W kwalifikacji mogą uczestniczyć studenci przynajmniej drugiego roku studiów I stopnia, przynajmniej drugiego roku jednolitych studiów magisterskich, pierwszego roku studiów II stopnia oraz uczestnicy studiów doktoranckich UW. W wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach (np. w ramach wspólnie prowadzonych studiów z uczelnią zagraniczną na podstawie zawartego odrębnego porozumienia) do kwalifikacji mogą przystąpić studenci pierwszego roku I stopnia studiów. W takich przypadkach Komisja zobowiązana jest do uzasadnienia swojej decyzji w protokole.
13. W kwalifikacji mogą uczestniczyć studenci trzeciego roku studiów I stopnia, pod warunkiem udokumentowania przed wyjazdem, że zostali przyjęci przez Uniwersytet Warszawski na studia drugiego stopnia na tym samym kierunku. Ze względu na terminowe wypłaty stypendium zaleca się, aby studenci w takich przypadkach byli kwalifikowani na wyjazdy w semestrze letnim. Stypendium może zostać przyznane studentowi tylko od daty decyzji o przyjęciu na studia kolejnego stopnia.
14. Doktoranci (jako studenci trzeciego stopnia studiów) mogą uczestniczyć w projekcie badawczym, muszą jednak podczas pobytu w uczelni zagranicznej uczęszczać na zajęcia i zdobyć wymaganą liczbę punktów ECTS uzgodnioną między uczelniami (co najmniej 10 ECTS/semestr).
15. W kwalifikacji nie mogą uczestniczyć studenci ostatniego roku studiów II stopnia lub jednolitych magisterskich.
16. W kwalifikacji  nie mogą uczestniczyć słuchacze studiów podyplomowych.
17. Zgodnie z „Przewodnikiem dla użytkowników systemu ECTS 2015” studenci I, II stopnia oraz jednolitych magisterskich muszą za granicą zrealizować w semestrze 30 ECTS. W uzasadnionych przypadkach, za zgodą jednostki macierzystej, liczba punktów może być zmniejszona, ale nie mniej niż do 20 ECTS na semestr.
18. Studenci, którzy w momencie wyjazdu posiadają więcej niż jeden warunek lub powtarzają etap są nieuprawnieni do udziału w programie Erasmus.
19. Student podczas całego pobytu na wymianie Erasmus musi posiadać status studenta UW i nie może być w żaden sposób urlopowany.
20. O stypendium Erasmus mogą ubiegać się studenci, którym zostały już wcześniej przyznane mobilności w ramach programu LLP-Erasmus, Erasmus+ i/lub Erasmus Mundus w celu odbycia części studiów za granicą, z zastrzeżeniem pkt. 24 i 25.
21. W jednym roku akademickim dopuszcza się przyznanie stypendium Erasmus na jeden wyjazd na studia i jeden wyjazd na praktykę, przy czym okresy wyjazdów nie mogą  się pokrywać.
22. Każdy student złoży oświadczenie w systemie elektronicznym USOSweb o wykorzystaniu swojego „kapitału mobilności”, tzn. czy do dnia kwalifikacji był uczestnikiem programu LLP-Erasmus, Erasmus+ i/lub Erasmus Mundus w celu odbycia za granicą części studiów lub praktyki, jako student Uniwersytetu Warszawskiego lub innej, polskiej lub zagranicznej, uczelni.
23. W jednym roku akademickim minimalny okres mobilności (studia) wynosi 3 miesiące (90 dni), maksymalny – 11 miesięcy (330 dni), z zastrzeżeniem pkt. 22 i 23. Okres finansowania (tj. wypłaty stypendium) jest uzależniony od funduszy przyznanych Uniwersytetowi przez Fundację Rozwoju Systemu Edukacji (FRSE).
24. Studentowi może zostać przyznana „mobilność” na maksymalny łączny okres 12 miesięcy (360 dni) na każdym stopniu studiów (I, II lub III) na zagraniczne studia częściowe lub praktykę. W każdym przypadku od maksymalnego łącznego okresu pobytu zostanie odjęty okres, przez który student przebywał w przeszłości jako stypendysta LLP-Erasmus, Erasmus+ i/lub Erasmus Mundus na danym stopniu studiów (ze stypendium lub bez, na UW lub innej polskiej lub zagranicznej uczelni).
25. W przypadku studenta jednolitych studiów magisterskich „kapitał mobilności” wynosi 24 miesiące. W każdym przypadku od maksymalnego łącznego okresu pobytu za granicą zostanie odjęty okres, przez który student przebywał w przeszłości jako stypendysta LLP-Erasmus, Erasmus+ i/lub Erasmus Mundus (ze stypendium lub bez, na UW lub innej polskiej lub zagranicznej uczelni).
26. W okresie pobierania stypendium Erasmus student nie może pobierać innego stypendium finansowanego z funduszy Unii Europejskiej. O stypendium pobieranym z innych źródeł (np. stypendium rządu RP) student niezwłocznie powiadomi Biuro Współpracy z Zagranicą (BWZ) UW na piśmie. O zachowaniu prawa do tego typu stypendium decyduje instytucja je przyznająca.
27. Komisja może podjąć decyzję o wyrażeniu zgody na skierowanie studenta za jego zgodą za granicę na część studiów bez stypendium Erasmus.
28. Student może wyjątkowo ubiegać się o wyjazd z tzw. „cudzej umowy” (tj. umowy zawartej przez inną jednostkę UW niż macierzysta) wyłącznie na kierunku pokrewnym, pod warunkiem uzyskania zgody obu dziekanów i koordynatorów ds. mobilności (tzn. jednostki macierzystej i jednostki, która zawarła umowę międzyinstytucjonalną) po udokumentowaniu, że program studiów będzie uznany.

Nazwisko studenta zostanie wpisane do protokołu Komisji tej jednostki, która zawarła umowę międzyinstytucjonalną Erasmus+ z uczelnią zagraniczną. W protokole tym zostanie także podana nazwa jednostki macierzystej studenta. W formularzu „Zgłoszenie kandydata na wyjazd” należy przekreślić jednostkę kwalifikującą studenta i wpisać ręcznie jednostkę macierzystą studenta.

Opiekunem naukowym przed, w trakcie wyjazdu oraz po przyjeździe jest koordynator ds. mobilności lub inny wskazany przez dziekana pracownik  jednostki macierzystej studenta.

29. Studentowi przysługuje prawo odwołania się od decyzji Komisji w pierwszej kolejności do dziekana/ kierownika jednostki, w której student realizuje studia lub – w przypadku ubiegania się o stypendium Erasmus z tzw. „cudzej umowy”, tj. zawartej przez inną jednostkę UW – do przewodniczącego Komisji. Od decyzji dziekana lub przewodniczącego Komisji przysługuje odwołanie do prorektora UW ds. studentów i jakości kształcenia, którego postanowienie jest ostateczne. Odwołanie składa się za pośrednictwem organu, który wydał zaskarżone rozstrzygnięcie – w terminie 14 dni od daty powiadomienia w sposób zwyczajowo przyjęty w danej jednostce (Regulamin studiów UW Art. 7 ust. 3).
30. Studenci studiów międzyobszarowych mogą ubiegać się o kwalifikację w ramach kierunków wchodzących w skład studiów. Zaleca się, aby Komisje zarezerwowały co najmniej jedno miejsce dla studentów studiów międzyobszarowych. Studenci ci podlegają tym samym kryteriom kwalifikacji co studenci danej jednostki.
31. Kwalifikacja kandydatów zostanie zakończona i zostanie przeprowadzona z wykorzystaniem systemu USOSweb. Do tego dnia Komisje przekażą do BWZ UW protokoły postępowania kwalifikacyjnego z załączonymi:
    a) listą rankingową wstępnie zakwalifikowanych studentów (na liście należy wskazać średnią ocen każdego studenta lub w protokole należy złożyć oświadczenie, że wszyscy kandydaci spełniali wymóg średniej) wraz z  podpisanymi formularzami „Zgłoszenie kandydata na wyjazd”,
    b) rezerwową listą kandydatów,
    c) listą studentów, którzy przystąpili do kwalifikacji, ale nie zostali umieszczeni ani na liście studentów zakwalifikowanych ani na liście rezerwowej.
32. Zgodnie z wymogami programu Komisje zobowiązane są do przechowywania przez okres 8 lat od daty kwalifikacji dokumentów wszystkich kandydatów, którzy przystąpili do konkursu, w formie papierowej lub w formie skanu. Komisja nie ma takiego obowiązku, jeżeli proces kwalifikacji jest przeprowadzany z wykorzystaniem systemu USOSweb.
33. Kandydatom zgłoszonym będzie przyznane stypendium Erasmus zgodnie z decyzją Komisji, o ile FRSE przyzna UW wystarczające środki.
34. W przypadku przyznania przez FRSE niewystarczających funduszy, prorektor UW ds. studentów i jakości kształcenia określi dodatkowe kryteria dot. okresu wypłaty stypendium.
35. Stypendium Erasmus zostanie wypłacone studentowi jedynie na rzeczywisty okres studiowania w zagranicznej uczelni i zgodnie z ostateczną decyzją prorektora UW ds. studentów i jakości kształcenia niezależnie od kosztów, które student ponosi np. z tytułu zakwaterowania, z zastrzeżeniem pkt. 33 oraz 34.
36. Następnie Biuro Współpracy z Zagranicą ogłosi zasady i warunki finansowania wyjazdów w ramach niewykorzystanych miejsc. W każdym przypadku pierwszeństwo w przyznaniu miejsca i/lub stypendium będą mieli:
    a) uczestnicy studiów doktoranckich,
    b) uczestnicy studiów prowadzonych wspólnie przez UW i uczelnie zagraniczne na podstawie zawartego porozumienia,
    c) zakwalifikowani do uczelni członków konsorcjum 4EU (CZ PRAHA07; F PARIS468; D  HEIDELB01 i I MILANO01). Uczelnie zagraniczne muszą posiadać Kartę ECHE (Erasmus Charter for Higher Education).
37. Jeżeli student, któremu przyznano stypendium Erasmus, rezygnuje z wyjazdu, koordynator ds. mobilności zgłasza kandydaturę kolejnej osoby z listy rezerwowej. Osobie tej przysługuje stypendium Erasmus według zasad ogólnych. Komisja sporządzi szczegółową  listę rankingową rezerwowych kandydatów do stypendium Erasmus.
38. Na podstawie informacji przekazanych  przez Fundację Rozwoju Systemu Edukacji (FRSE) miesięczna wysokość stypendium Erasmus (studia)  uzależniona jest od kraju i wynosi:
    a) 500 euro – Dania, Finlandia, Irlandia, Islandia, Lichtenstein, Luksemburg, Norwegia, Szwecja, Wielka Brytania;
    b) 450 euro – Austria, Belgia, Cypr, Francja, Grecja, Hiszpania, Holandia, Malta, Niemcy, Portugalia, Włochy;
    c) 400 euro – Bułgaria, Chorwacja, Czechy, Estonia, Litwa, Łotwa, Macedonia – była Republika Jugosławii, Rumunia, Serbia, Słowacja, Słowenia, Turcja, Węgry.

Kwalifikacja studentów do uczelni w Szwajcarii odbywa się na zasadach ogólnych obowiązujących w projekcie „Erasmus – Mobilność edukacyjna”, przy czym o przyznaniu stypendium, jego  wysokości i trybie jego wypłaty decyduje konkretna uczelnia tego kraju. Komisja sporządzi odrębny protokół kwalifikacji studentów do uczelni szwajcarskich.

39. Studentowi, który posiadał prawo do stypendium socjalnego oraz złożył oświadczenie o pobieraniu tego stypendium w systemie USOSweb będzie przyznany dodatkowo dodatek socjalny Erasmus w wysokości 200 euro miesięcznie na zasadach określonych przez FRSE, pod warunkiem posiadania przez UW wystarczających środków.

Studentom tym podstawowe stypendium oraz dodatek socjalny Erasmus będą wypłacane w złotówkach w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER) po kursie ustalonym przez FRSE.

40. Osoby posiadające orzeczenie o stopniu niepełnosprawności mogą ubiegać się o dodatkowe fundusze w wyznaczonym przez BWZ terminie. Dodatkowo przyznana kwota dofinansowania będzie rozliczona na podstawie kosztów rzeczywistych, wymagać zatem będzie udokumentowania w formie dowodów finansowych. Decyzję o przyznaniu dodatkowych środków i ich wysokości podejmuje FRSE.
41. Przed wyjazdem student jest zobowiązany do wypełnienia testu poziomującego znajomość języka, w którym będzie studiować (dot. języka angielskiego, bułgarskiego, chorwackiego, czeskiego, duńskiego, estońskiego, fińskiego, francuskiego, greckiego, hiszpańskiego, irlandzkiego, litewskiego, łotewskiego, maltańskiego, niderlandzkiego, niemieckiego, portugalskiego, rumuńskiego, słowackiego, słoweńskiego,  szwedzkiego, węgierskiego i włoskiego) w systemie Komisji Europejskiej „Online Linguistic Support – OLS”. Z testu zwolnione są osoby, dla których dany język jest językiem ojczystym oraz studenci z niepełnosprawnością, jeśli ich niepełnosprawność wyklucza możliwość wypełnienia testu. Pozostałym studentom zostanie przesłany na adres e-mail wpisany do systemu USOS link do systemu OLS. Wynik testu językowego nie ma wpływu na przyznanie stypendium Erasmus. Studenci, którzy przed wyjazdem wypełnią test OLS  na poziomie C2 są zwolnieni z testu OLS po zakończeniu mobilności.
42. Przed wyjazdem do uczelni zagranicznej student i koordynator ds. mobilności UW uzgodnią z należytą starannością elektroniczne Porozumienie o programie studiów (e- Learning Agreement) z uwzględnieniem różnic programowych. Skierowanie studenta na część programu studiów do uczelni zagranicznej nie powinno w żaden sposób skutkować przedłużeniem okresu studiów na UW ani wpływać na pozbawienie prawa do dyplomu z wyróżnieniem i nagrody materialnej (Regulamin studiów UW Art. 44 ust. 4 i 5).
43. Student skierowany na zagraniczne studia częściowe zobowiązany jest do podpisania umowy stypendialnej, w Biurze Współpracy z Zagranicą UW lub korespondencyjnie. Niepodpisanie umowy do dnia rozpoczęcia roku/semestru/trymestru w uczelni zagranicznej może zostać uznane za rezygnację z przyznanych funduszy Erasmus i stanowić podstawę do skreślenia z listy osób objętych stypendium Erasmus. W momencie podpisywania umowy student może posiadać maksymalnie jeden warunek. W takim przypadku wymagana jest dodatkowa, pisemna zgoda na wyjazd wydana co najmniej przez koordynatora ds. mobilności.
44. Powyższe zasady wstępnej kwalifikacji zostały sporządzone na podstawie informacji i wytycznych przekazanych przez Fundację Rozwoju Systemu Edukacji – Narodową Agencję Programu Erasmus+ na dzień ich publikacji przez Uniwersytet Warszawski.
45. Wszelkie zmiany warunków ogólnych, warunków wstępnej kwalifikacji studentów będą publikowane na stronie internetowej Biura Współpracy z Zagranicą oraz przekazywane niezwłocznie koordynatorom ds. mobilności i studentom.
46. Informacje dot. Rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO):

Biuro Wymian

Umowy bilateralne

Lista koordynatorów wydziałowych

Wzory uzupełnionych dokumentów

Erasmus Student Network na uczelni